Vorlage - VO-50-LVB-24-454

Das Aufgabenportfolio der Amtsverwaltung hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Dazu zählen u. a. neu hinzugekommene Aufgaben, z. B.

Klimaschutz und Energiewende (kommunale Wärmeplanung, Energieeffizienzplanung für kommunale Gebäude), Katastrophenschutz (Gasmangellage und Wärmeinseln), Verwaltungsdigitalisierung und E-Government, IT-Sicherheit, Umsetzung der DSGVO, Erarbeitung eines Personalentwicklungskonzepts mit den Besonderheiten der angespannten Arbeitsmarktlage und des demografischen Wandels, Bürgerbeteiligungsverfahren, Qualitätssicherungsinstrumente, Aufbau eines internen Kontrollsystems

und die Erweiterung des Dienstleistungsangebots, wie beispielsweise

Außensprechstunden in Wulkenzin, Pflege sämtlicher Gremien im digitalen Sitzungsmanagementsystem, Transparenz des Verwaltungshandelns, Öffentlichkeitsarbeit, Mehrkanal-Kommunikation der Bürger und Mandatsträger (über OrtsApp, Webseite, Social-Media-Plattformen, Landesplattform „Klarschiff“) ,

aber auch immer weiter steigende Anforderungen an die Arbeitsqualität, z. B.

stetige Prozessoptimierung und Untersuchungen zu möglichen Aufgabenauslagerungen, strengere Verfahrensvorschriften in der Bauleitplanung; höhere Bereitschaft der Bürger, Rechtsbehelfe auch mit anwaltlicher Unterstützung wahrzunehmen.

Hinzu kommen personelle Veränderungen der Führungskonstellation und nun ein neu konstituierter Amtsausschuss.

Die o. g. Veränderungen gehen aus Sicht der Verwaltung auch mit einem erhöhten Personalbedarf einher. Dies wirkt sich aus finanzieller Sicht auf die Gemeindehaushalte aus und wird daher durch die politischen Entscheidungsträger kritisch gesehen, so dass die Forderung der Verwaltung nach mehr Personal in Zweifel gezogen wird.

Aus diesem Anlass soll überprüft werden, ob die aktuellen Zuständigkeiten, Schnittstellen, Arbeitsabläufe usw. dem aktuellen Bestand an Aufgaben nach angemessen gestaltet sind. Ziel der Organisationsanalyse ist demnach eine Analyse der derzeitigen Aufgaben- und Organisationsstruktur im Hinblick auf mögliche Neuerungspotenziale. Dabei sollen die vorhandenen Prozesse sowie die Schnittstellen zu anderen Bereichen beleuchtet und auf mögliche Optimierungsmöglichkeiten untersucht werden. Gegenstand der Betrachtung ist die Gesamtverwaltung des Amtes Neverin.

Zeitgleich soll die Untersuchung Aufschluss darüber geben, welche Aufgaben in Eigenregie effizienter durchgeführt werden könnten und sich daher für eine sog. Rekommunalisierung eignen würden. Ebenfalls sollen die Potenziale möglicher interkommunaler Zusammenarbeit mit Berücksichtigung finden.

Da für diese Untersuchung keine Stellen bzw. personelle Ressourcen innerhalb der Verwaltung verfügbar sind, wird die Beauftragung eines externen Dienstleisters empfohlen, der bei der Erarbeitung der Analyse alle beteiligten Akteure aus Verwaltung und Vertretung mit einbezieht.

 

Mitwirkungsverbot

Wer annehmen muss nach § 24 Abs. 1 Kommunalverfassung für das Land Mecklenburg-Vorpommern von der Mitwirkung ausgeschlossen zu sein, hat den Ausschließungsgrund unaufgefordert der oder dem Vorsitzenden des Gremiums anzuzeigen und den Sitzungsraum zu verlassen; bei einer öffentlichen Sitzung kann sie oder er sich in dem für die Öffentlichkeit bestimmten Teil des Sitzungsraumes aufhalten. Ob ein Ausschließungsgrund vorliegt, entscheidet in Zweifelsfällen die Gemeindevertretung in nichtöffentlicher Sitzung unter Ausschluss der betroffenen Person nach deren Anhörung.

 

Der Amtsausschuss des Amtes Neverin beschließt die Leistung „Durchführung einer Organisationsanalyse“ auszuschreiben und im Rahmen einer freihändigen Vergabe nach der UVgO zu vergeben.

Die Zuschlagskriterien lauten:

Zuschlagskriterium	Gewichtung
Preis	30 %
Anzahl Referenzprojekte in Verwaltungen vergleichbarer Größenordnungen	50 %
Anzahl Referenzprojekte in Mecklenburg-Vorpommern	20 %

 

Im Rahmen der eingeplanten Haushaltsmittel (30.000 EUR) ist die Vergabe ein Geschäft der laufenden Verwaltung. Sollte der Brutto-Auftragswert darüber hinausgehen, ist die Zuschlagserteilung dem Amtsausschuss zur Beschlussfassung vorzulegen.

Die benötigten finanziellen Mittel in Höhe von 30.000 € sind Bestandteil der Haushaltsplanung 2024.

D

 

Haushaltsrechtliche Auswirkungen?
	Nein (nachfoglende Tabelle kann gelöscht werden)
x	Ja	x	ergebniswirksam	x	finanzwirksam

 

bei planmäßigen Ausgaben:					Deckung durch Planansatz in Höhe von:	30.000,00 €
Gesamtkosten:			zu ermitteln		im Produktsachkonto ( PSK ):	11202.5629000
b.) bei nicht planmäßigen Ausgaben:					Deckung erfolgt über:
Gesamtkosten:			00,00 €		1. folgende Einsparungen :
zusätzliche Kosten:			00,00 €		im PSK 00000.00000000 in Höhe von:	00,00 €
Bemerkungen:					im PSK 00000.00000000 in Höhe von:	00,00 €
					im PSK 00000.00000000 in Höhe von:	00,00 €
					2. folgende Mehreinnahmen:
					im PSK 00000.00000000 in Höhe von:	00,00 €
					im PSK 00000.00000000 in Höhe von:	00,00 €
					im PSK 00000.00000000 in Höhe von:	00,00 €
Folgekosten (zu a.) und b.))
	Nein
	Ja	für Jahr		i.H.v.