Information - VO-50-LVB-23-397

Schriftlicher Verwaltungsbericht für die Amtsausschusssitzung am 05.12.2023 (öffentlich)

 

Verwaltungsleitung

 

1.    Tag der offenen Tür „Nachts im Amt“

Am 29.09.2023 wurde erstmals ein Tag der offenen Tür unter dem Motto „Nachts im Amt!“ durchgeführt. Die Veranstaltung wurde von den Bürgerinnen und Bürgern sehr gut angenommen. Auch Vereine und einige Gemeinden haben die Gelegenheit genutzt und sich der Öffentlichkeit präsentiert. Neben der Polizei war auch die freiwillige Feuerwehr vertreten und ein Besuchermagnet.

Wir konnten aktiv für die ehrenamtliche Mitarbeit in den Gemeindevertretungen werben und Interessenten für die im nächsten Jahr stattfindende Kommunalwahl vormerken.

Sehr gut angenommen wurden auch die fachlichen Kurzvorträge. Die Feedbackbögen der Bürger waren sehr positiv und es wurde der Wunsch geäußert, regelmäßig Veranstaltungen durchzuführen, um mit unseren Einwohnerinnen und Einwohnern in den Austausch zu kommen.

 

2.    Amtsgebäude

• Pünktlich vor dem Tag der offenen Tür wurde die Fassade des Amtsgebäudes malermäßig Instand gesetzt. Einzelne Restarbeiten werden noch nachgeholt.
• Des Weiteren konnte inzwischen die Außenverschattung angebracht werden. Hier fehlen noch die Elektroarbeiten, die bis Ende des Jahres abgeschlossen sein sollen.
• Durch den Ausschuss für Arbeitssicherheit wurde ein fehlender Fluchtweg aus dem Obergeschoss protokolliert. Es wird derzeit in Erfahrung gebracht, ob hier tatsächlich bauliche Maßnahmen umgesetzt werden müssen.
• Die Öffnung der Eingangstür soll Anfang 2024 erfolgen. Auf Grund der personellen Situation im Bürgerservice musste davon bisher leider Abstand genommen werden.
• Das Projekt „Bürgerservice vor Ort“ soll ebenfalls Anfang 2024 starten. Voraussetzung ist, dass die freie Stelle im Bürgerservice besetzt werden kann.

 

3.    Personelle Situation allgemein

Inzwischen ist der allgemein bekannte Personalmangel auch bei uns voll angekommen. Die Verwaltungen befinden sich in einem Wettbewerb um das Personal. Dies ist auch der Grund, warum die für den Bereich Bürgerservice befristet ausgeschriebene Stelle immer noch nicht besetzt wurde. Die Bewerberin wurde von ihrem bisherigen Arbeitgeber mit einem Gegenangebot davon überzeugt, die Stelle bei uns nicht anzutreten.

 

In Zusammenarbeit mit dem Ausschuss für Entwicklung, Wirtschaftsförderung, Soziales, und Personal des Amtsausschusses Neverin (Personalausschuss) wurde sich darauf verständigt, freiwerdende Stellen zunächst intern auszuschreiben. Wir wollen damit unser bestehendes Personal bestmöglich unterstützen und fördern. Außerdem soll den hier tätigen Kolleginnen und Kollegen signalisiert werden, dass sie jederzeit Entwicklungs- und auch Aufstiegsmöglichkeiten haben.

Bisher wurden zwei Stellen intern ausgeschrieben und die Ergebnisse sind sehr positiv (mehr dazu im nichtöffentlichen Verwaltungsbericht).

 

4.    Europa- und Kommunalwahl 2024

Die Kommunalwahl findet am Sonntag, den 9. Juni 2024 statt. Dies wurde am 10.10.2023 durch die Landesregierung beschlossen. Damit wird an diesem Tag nicht nur das Europäische Parlament, sondern auch unsere Gemeindevertretungen, Bürgermeister und der Kreistag neu gewählt.

Diese Wahl wird unsere Verwaltung wieder vor große Herausforderungen stellen. Um diese erfolgreich zu meistern wird auf unser erfahrenes Team zurückgegriffen. Federführend wird hier Herr Alexander als Gemeindewahlleiter verantwortlich sein.

Bitte bedenken Sie, dass in dieser Zeit andere Projekte nach hinten treten müssen. Die Gewährleistung des Wahlrechts und die mit der Wahl verbundenen organisatorischen Tätigkeiten haben oberste Priorität. Wir bitten bereits jetzt um Ihr Verständnis!

 

Wahlvorschläge für die Kommunalwahl sind spätestens am 75. Tag vor der Wahl bis 16 Uhr schriftlich bei der für das Wahlgebiet zuständigen Wahlleitung einzureichen (§ 62 Abs. 4 LKWG M-V). Dies ist somit Dienstag, der 26.03.2024 um 16:00 Uhr (ACHTUNG: Der Termin liegt in den Osterferien!).

Erste Informationen zu den Themen wie Wahlvorschlagsverfahren, Wahl der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters, Wahlwerbung, Wahlteilnahme, usw. erhalten Sie über die Webseite des Landeswahlleiters: https://www.laiv-mv.de/Wahlen/Kommunalwahlen/2024/

 

 

Fachbereich Bau und Ordnung

 

5.    Teaminterne Projektabwicklung
   • Beleuchtung Amtsgebäude: Submission am 20.11.2023.
   • Verschattung Amtsgebäude: Vollständige Umsetzung bis zum 30.11.2023.
   • Lärmaktionsplan 2024: Öffentlichkeitsbeteiligung abgeschlossen. Zum nächsten Amtsausschuss erfolgt Beschlussfassung mit anschließender Bekanntmachung.
   • Gewässergefährdungsbeurteilung: Umsetzung Gemeinde Neverin als Mustergemeinde bis zum 31.12.2023.
   • Kommunale Wärmeplanung: Antrag 90 Prozent Förderung für die Planungskosten wurde fristgerecht für 11 Gemeinden gestellt.
   • Datenanforderung/Datenermittlung Feuerwehrgebührensatzung für Wulkenzin, Brunn, Roggenhagen, Beseritz und Neuenkirchen abgeschlossen.

 

6.    Hinweise an die Bürgermeister:

• Bitte, bei Großprojekten vor der Entscheidung das Bauamt unverzüglich einzubinden. Konzepterarbeitung, Machbarkeitsanalyse, Schnittstellengespräche zwischen Bauamt und Fachbereich Finanzen für Wirtschaftlichkeitsprüfung empfehlenswert.
• Arbeitsaufträge in den GV-Protokollen sind auch außerhalb von Beschlüssen bitte konkret auch als Arbeitsauftrag zu beschreiben. „Das Bauamt wird beauftragt .....“

 

 

Fachbereich Finanzen

 

7.    Haushaltsplanung 2024

Aktuell ist der Amtshaushalt 2024 erstellt. Die aktuell geschätzten Zahlen aus dem FAG M-V wurden durch das Ministerium für Inneres und Europa mitgeteilt.

Derzeit ist noch keine Aussage möglich, wie hoch der gemeindliche Anteil an der Kreisumlage sein wird. Für die Haushaltsplanung 2024 werden 45 Prozent geplant. Ob dieser Betrag ausreichend sein wird, kann noch nicht abgeschätzt werden, da der Kreishaushalt aller Voraussicht nach erst im März 2024 beschlossen wird und aktuell niemand etwas zur Entwicklung sagen kann bzw. möchte.

Die Erstellung der Haushaltspläne für die amtsangehörigen Gemeinden ist in Bearbeitung.

 

8.    Stand Jahresabschlüsse

Der Jahresabschluss 2021 für die Gemeinde Beseritz ist beschlossen. Der Jahresabschluss 2022 ist durch das RPA geprüft und die Erstellung des Prüfberichts wird durch das RPA vorbereitet.

Die Jahresabschlussarbeiten für die Gemeinde Woggersin ab dem Jahr 2020 befindet sich in der Bearbeitung.

 

 

Fachbereich Zentrale Dienste

9.    Beschlussverfolgung Allris

Am 22.11.2023 konnte die Sitzungsmanagementsoftware (Allris) um das Modul der Beschlussverfolgung erweitert werden. Nunmehr wird der Prozess der Beschlussverfolgung in unserem Haus beschrieben, sodass ab der Amtsausschusssitzung am 05.12.2023 mit der digitalen Beschlussverfolgung im Amt begonnen werden kann und spätestens mit dem Beginn des Jahres 2024 auch die Gemeinden von der digitalen Beschlussverfolgung profitieren.

Durch die Beschlussverfolgung werden die an das Amt gerichteten Arbeitsaufträge aus den Gemeindevertretersitzungen zukünftig digital (mittels beschriebenen Workflows) an den zuständigen Sachbearbeiter versendet, sodass dieser von der Aufgabe Kenntnis erlangt und dann stetig über den Bearbeitungsstand informiert. Nach Freigabe des Sachstands durch den Fachbereichsleiter wird diese Information auch den Gremienmitgliedern angezeigt. Bereits vor der Freigabe durch den Fachbereichsleiter ist für die Gremienmitglieder bereits grundsätzlich die Aufgabe und deren Status (offen/erledigt) ersichtlich. Die Einsicht kann über das Ratsinformationssystem (Webanwendung) über die Vorlage, den Tagesordnungspunkt bzw. über die Sitzung selbst aufgerufen werden. Über die App kann der Status nicht eingesehen werden.

 

10. Informationen über Förderangebote der Ehrenamtsstiftung MV

Auf der Ehrenamtstour 2023 wurde durch die Ehrenamtsstiftung MV über Beratungsangebote und Unterstützungsprogramme informiert.

So steht der Stiftung über den sog. Fonds für Vorpommern und das östliche Mecklenburg ein Gesamtfördervolumen i. H. v. 4,5 Mio. Euro zur Verfügung. In das Gebiet des östlichen Mecklenburgs fallen alle Gemeinden des Amtsbereichs Neverin. Zuwendungen werden für kulturelle, wirtschaftliche und soziale Entwicklung gewährt, sofern keine anderen Förderprogramme in Betracht kommen, da der Vorpommernfonds als „zweitrangige“ bzw. zusätzliche Fördermöglichkeit besteht. Die durchschnittliche Zuwendungshöhe beträgt ca. 2.000 € bis 30.000 €. Ausnahmsweise sind auch Vollfinanzierungen von Sachausgaben bzw. Investitionen möglich. Zuwendungen können grundsätzlich Körperschaften des öffentlichen Rechts (z. B. Gemeinden), juristische Personen des Privatrechts (z. B. Vereine), Personengesellschaften oder auch natürliche Personen und Initiativen beantragen. Gefördert werden. Im Förderantrag ist in einem ersten Schritt das Projekt zu skizzieren (Antragsumfang: ca. 2 Seiten) und an das Büro des Parlamentarischen Staatssekretärs für Vorpommern und das östliche Mecklenburg zu richten. Die Prüfung eines Förderantrags nimmt ca. zwei Monate in Anspruch und umfasst u. a. die Recherche nach vorrangigen Förderprogrammen und wird anschließend dem Vergabeausschuss des Rates für Vorpommern und das östliche Mecklenburg zur Prüfung der Förderwürdigkeit vorgelegt. Unter Zugrundelegung des abgegebenen Votums entscheidet der Parlamentarische Staatssekretär für Vorpommern und das östliche Mecklenburg in der Regel über die Förderwürdigkeit des Vorhabens sowie die Höhe der Zuwendung. Ein vorzeitiger Maßnahmebeginn kann nach vorheriger Antragstellung bewilligt werden.

Weiterführende Informationen erhalten Sie auf der Website des Parlamentarischen Staatssekretärs für Vorpommern und das östliche Mecklenburg https://www.vorpommern-fonds.de/ bzw. auf der Website der Ehrenamtsstiftung M-V https://www.ehrenamtsstiftung-mv.de/ (hier wird auch über andere Förderprogramme und diverse Beratungsmöglichkeiten informiert) oder bei den für die jeweiligen Maßnahmen zuständigen Kollegen und Kolleginnen des Amtes Neverin.

 

11. Amtsbroschüre (2. Auflage)

Die im Jahr 2022 erstellte und in alle Haushalte verteilte Informationsbroschüre über das Amt Neverin und die amtsangehörigen Gemeinden soll nach den Kommunalwahlen 2024 überarbeitet werden, sodass im Februar 2025 eine überarbeitete, 2. Auflage erscheinen kann.

Dazu ist es notwendig, dass die Daten (Bilder, Texte, Vorstellungen, Kontaktdaten, etc.) bis Dezember 2024 dem erstellenden mediaprint Infoverlag zur Verfügung gestellt werden.

Hierzu werden wir kurzfristig nach den Kommunalwahlen im nächsten Jahr wieder an alle Gemeindevertretungen herantreten, um die Kurzvorstellungen der Gemeinden anzupassen. Um aktuelle Bilder aus den Gemeinden akquirieren zu können, ist für das nächste Jahr ebenfalls ein Fotowettbewerb geplant.

Erstellt wird durch den Verlag eine Printbroschüre mit einer Auflage von 2.000 Exemplaren, ein E-Motionbook und Broschüreclip. Um Kosten in der Verteilung zu sparen (Portokosten sind entsprechend der Vereinbarung durch das Amt auszugleichen) und den Papierverbrauch zu reduzieren wird an alle Haushalte eine Postkarte, die auf die überarbeitete Broschüre hinweist und einen entsprechenden QR-Code als Link zum E-Motionbook beinhaltet, als Einleger zum Amtsblatt verteilt. Die Herstellungskosten für die Broschüre und die Postkarten übernimmt der Verlag.